Adjoint de direction

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Chubb est un chef de file mondial dans le domaine de l’assurance. Présente dans 54 pays, Chubb offre des assurances de dommages personnelles et commerciales, des assurances accident-maladie complémentaires pour les particuliers, ainsi que de la réassurance et de l’assurance vie à une grande variété de clients. Notre compagnie se distingue grâce à un large éventail de produits et services, une vaste capacité de distribution, une santé financière exceptionnelle, son excellence en souscription, une expertise supérieure en matière de traitement des sinistres, en plus de sa présence locale à travers le monde.

 

OBJECTIFS PRINCIPAUX :                                                                                                                                             

L’adjoint de direction / marketing est chargé de fournir un soutien administratif quotidien à l’équipe de marketing et à l’équipe de haute direction qui lui est assignée.  Les responsabilités comprennent l’aide à la gestion des producteurs, l’administration des courtiers, la planification des événements, le soutien administratif et l’aide à la direction. Cette personne sera en mesure d’exercer ses activités dans un environnement en constante évolution et de coordonner ses activités dans de nombreux services de Chubb du Canada Compagnie d’Assurance, fournissant ainsi un excellent service à la clientèle aux parties prenantes internes et externes. Relevant du directeur de succursale de Montréal, le titulaire du poste doit être sur place au bureau de Montréal, de façon générale, pour répondre en personne aux besoins et assister aux événements.

 

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :                                                                                                                                            

Administration de direction

  • Fournir un soutien administratif au directeur de succursale, au besoin;
  • Assurer le suivi des éléments suspendus et porter à l'attention des dirigeants les questions urgentes;
  • Organiser régulièrement et assurer le bon fonctionnement des réunions, des conférences téléphoniques ou des vidéoconférences avec des partenaires internes et externes, y compris gérer les événements et rédiger des procès-verbaux;
  • Examiner régulièrement le calendrier des réunions pour déterminer si des salles de réunion sont nécessaires, y compris les réservations et la gestion des réunions connexes (traiteur, technologie, présence aux réunions, préparation des documents);
  • S’assurer que les gestionnaires sont préparés et qu’ils ont la documentation nécessaire pour les réunions et la prise, la rédaction et la distribution occasionnelle des procès-verbaux des réunions clés;
  • Responsable de l’anticipation et de la réservation d’hôtels, de transports ou de restaurants; responsable de la création et de la mise à jour des profils AMEX;
  • Collaborer, vérifier, rapprocher et transmettre les dépenses des cadres supérieurs;
  • Organiser et maintenir un système de classement physique et numérique facile à comprendre;
  • Participer à la planification de la continuité des activités et à d’autres projets spéciaux, selon les besoins;
  • S’occuper du maintien des exigences de conformité et des commandites internes auprès des organismes de réglementation provinciaux;
  • Coordonner les projets de traduction avec les fournisseurs externes et les parties prenantes internes;
  • Administrer le processus d'accréditation des crédits de formation continue;
  • Assurer l'entretien du véhicule de covoiturage de Chubb, y compris les changements saisonniers de pneus et d'huile, au besoin.

 

Administration marketing

  • Gérer les codes des courtiers et les renseignements des producteurs, y compris les mises à jour et les suivis;
  • Tenir à jour les dossiers des courtiers en ligne pour tous les producteurs;
  • Apporter un soutien aux événements organisés pour les courtiers et la succursale;
  • Gérer les commandes et l’inventaire des articles promotionnels;
  • Fournir un soutien administratif aux équipes de distribution et de communication;
  • Compiler les données financières et commerciales pour les réunions et les présentations;
  • Rapprocher les renseignements sur les paiements conditionnels;
  • Traiter les demandes de dépenses et assurer le suivi des dépenses;
  • Planifier et offrir du soutien pour de divers événements, y compris la gestion des invités et des listes de distribution;
  • Coordonner les partenariats avec des agences de formation et les crédits de formation continue pour les courtiers;
  • Soutenir les initiatives de Chubb Charity Challenge et CARE;
  • Organiser des événements et des conférences en équipe et fournir du soutien lors d’événements liés à l’entreprise et à la succursale, au besoin;
  • Rapporter sur  le budget et faire le suivi des dépenses mensuelles de la succursale.

 

COMPÉTENCES :

  • Diplôme universitaire ou combinaison de formation et d’expérience équivalente dans le domaine des assurances;
  • Le bilinguisme en français et en anglais est requis pour assurer une communication efficace avec tous les intervenants de l’entreprise Chubb ;
  • Permis de conduire valide pour l’entretien des véhicules de covoiturage;
  • Pouvoir discrétionnaire absolu à l’égard des renseignements confidentiels / sensibles;
  • Excellentes aptitudes en communication écrite et orale;
  • De solides aptitudes interpersonnelles et la capacité d’interagir avec la haute direction;
  • Niveau élevé de maîtrise des technologies (Word, PowerPoint, Excel, Outlook et outils d’établissement des horaires); La capacité de créer ou de diriger des webémissions et d’autres événements liés aux technologies de communication;
  • La capacité d’établir des priorités, de travailler efficacement dans des délais serrés et de s’adapter au changement et de gérer plusieurs parties prenantes en même temps;
  • Excellentes aptitudes organisationnelles, bonne gestion du temps et capacité à faire les suivis de manière indépendante;
  • Accepter de travailler à l’occasion en dehors des heures normales de travail pour répondre aux problèmes à mesure qu’ils surviennent, au besoin;
  • A fait preuve d’un haut niveau de réactivité et d’efficacité dans ses rapports avec les parties prenantes internes et externes;
  • De solides compétences administratives – la capacité de traiter la correspondance et les demandes de renseignements téléphoniques, de tenir des dossiers, de préparer et de surveiller les comptes de dépenses et de réaliser des projets spéciaux au besoin;
  • Volonté de prendre l’initiative en allant au-delà des tâches assignées et en offrant d’assumer de plus grandes responsabilités et de nouveaux projets, en offrant des suggestions d’améliorations et en apportant des changements au besoin.

 

Chez Chubb, nous nous engageons à offrir l’égalité des chances en matière d’emploi à tous les employés et candidats. Notre politique consiste à offrir des chances égales d’emploi aux employés et aux candidats sur la base des compétences liées au poste et de la capacité à effectuer le travail.  Si vous avez besoin que des mesures d’adaptation soient prises pendant le processus de recrutement ou au moment de l’embauche, veuillez aviser le Service des ressources humaines.  Si un(e) candidat(e) sélectionné(e) demande un aménagement pendant le processus de recrutement, Chubb consultera le(la) candidat(e) afin de lui fournir un aménagement approprié à ses besoins en matière d’accessibilité.